Feb 032015
 

Protokoll fört vid FBK styrelsemöte den 8 december 2014 på Matverket Hantverkargatan 55.
Närvarande: Elisabeth Grönkvist, Hasse Hamlin, Erik Johansson, Sophie Hedenskog, Per-Erik Lundgren, Allan Stenman och Helena Karlson.
Särskilt inbjuden: Peter L Andersson, ansvarig för nya medlemmar.

1 Mötets öppnande
Ordförande Per-Erik Lundgren förklarade mötet öppnat.

2 Val av sekreterare
Till sekreterare för mötet valdes Helena Karlson.

3 Val av justeringsman
Till att justera protokollet valdes Elisabeth Grönkvist.

4 Godkännande av dagordning
Dagordningen godkändes. På grund av den korta mötestiden beslutades att ajournera mötet efter två punkter och återuppta övriga punkter vid mötet den 19 december.

5 Ekonomisk rapport
Sophie redogjorde för föreningens aktuella ekonomiska ställning. För kommande budget är hon beroende av en uppdaterad underhållsplan och aktuell medlemsstatistik. Erik och Allan ser till att underhållsplanen är uppdaterad till mötet den 19/12.
Antalet nya medlemmar för året är ca 87 personer, rapporterar Peter A. (Toppnotering i nya medlemmar var 2013 då 101 personer sökte inträde i klubben.) Styrelsen räknar med att ungefär lika många utträder ur föreningen varje år då medlemsantalet verkar vara konstant på ca 870 personer..
Medlemsregistret har genom åren varit en tung uppgift för föreningen att hantera och viktig då de är FBK:s huvudsakliga inkomst för verksamheten.  Åtskilliga medlemmar har på frivillig väg hjälpt till med att vidarebefordra returnerade fakturor för att få in avgifter. FBK tackar för all hjälp. Medlemskontroller har stickvis utförts på badet för att påminna om medlemsavgifter. Det har då visat sig att personer som en gång skaffat sig medlemskap och nycklar till föreningen, fortsätter att nyttja badet utan att betala aktuell medlemsavgift.
Vi hoppas att det nya bokföringssystemet ska se till att bringa reda i medlemsmatrikeln så att
medlemmar som inte betalt aktuell avgift får påminnelse, alternativt blir avförda ur matrikeln.
Peter och Elisabeth ser till att medlemsregistret uppdateras. Sophie visar Peter hur hanteringen går till.
Sommarkaféet är fakturerat och revision är bokad till den 29 januari.

20 januari är deadline för Elisabeth att ha matchat samtliga medlemsinbetalningar samt inkomma med korrekta verifikationsunderlag för sin tid som kassör för kvaral 1 2014.

En medlem i en av våra arbetsgrupper har inkommit med anspråk om ersättning för utlägg (1.060 kr). Originalkvitton saknas och är därmed inget som kassören kan betala ut. Tygliga instruktioner om utläggsredovisning har skickats ut till samtliga i våra arbetsgrupper och finns även att läsa om på vår hemsida. Då ordföranden går i god för att han personligen har sett varorna leveras, så beslutas att, som ett för enda gången enskilt undantag, ge kassören i uppdrag att utbetala ut detta utlägg.

6 Bastuaggregatet
Allan presenterade den offert han på styrelsens inrådan begärt in från Bastupunkten på ett nästan identiskt aggregat. Ett sådant skulle tidigast kunna vara monterat och i bruk i mitten av januari.
Eftersom tid för leverans och installation är obetydlig oavsett vilket aggregat vi än väljer beslutade styrelsen att hämta in minst två andra offerter för energisnåla aggregat. Sedan tidigare finns ett beslut att föreningen ska arbeta för en hållbar utveckling och minska energiförbrukningen.
Styrelsen diskuterade även en allmän översyn av elförsörjningen till badet då höstens första haveri orsakats av utbrända säkringar. Allan och Erik försöker göra detta till nästa möte.

Mötet ajournerades till den 19/12.

Arbetsprocess och rutiner för nya medlemmar
Hasse, Per-Erik, Erik och Peter Andersson har träffats för att se över rutinerna för hantering av nya medlemmar och avprickning av medlemsavgifterna i Speedledger.
Kassören är ansvarig för bokföring av verifikationer i Speedledger. Ansvarig för nya medlemmar (Peter Andersson) ser till att stötta medlemsregisteransvarig (Elisabeth G) i arbetet med att uppdatera medlemsregister och att registrera nya medlemmar i Speedledger. Som medlemsansvarig slutför Elisabeth sitt uppdrag och matchar kvarvarande inbetalningar mot kundregistret. Där referensnummer saknas går hon in på PG Allegat för att ta reda på aktuell avsändare. Elisabeth hör av sig om hon stöter på problem. Allt ska vara klart senast den 20 januari.
Många personer som ansöker om medlemsskap saknar mentorer/faddrar. I anslutning till vår- och höststädningen har vi löst det genom att bjuda in dessa till städningarna för att hitta en mentor. I de fall där personer som ansöker om medlemskap och inte denna lösning fungerar ska Peter och Helena se till att hitta villiga funktionärer/medlemmar i föreningen som tar på sig uppgiften som fadder.

Bastuaggregat
Erik har tagit fram en offert på ett energisnålt aggregat. Enligt offerten ligger det på ca 70 000 kronor. Erik och Allan har också kontrollerat bastuns elförsörjning så långt det är möjligt. Till exempel misstänker vi att vi har en felaktig anslutning från Fortum. Kablarna ner till bastun hänger i luften och proppskåpet uppe i kafét ser lite skumt ut. Allan har anmält det till fastighetskontoret. En säkringskontroll är utförd i omklädningsrummet för att se om det är rätt dimensionerat för vårt ändamål. Styrelsen beslutade att hela elanläggningen ska gås igenom under 2015 och ett besiktningsprotokoll ska skickas in till fastighetskontoret.
Mot bakgrund av detta beslutar styrelsen att ersätta det trasiga aggregatet med ett likadant. Allan kontaktar leverantören och ser till att aggregatet beställs före jul. En rimlig tid för leverans från Finland och installation beräknas vara klart till senast månadsskiftet januari/februari.
Helena lägger upp information om status på FBK:s hemsida.

Besiktning av badet
Badet besiktigas vår och höst gemensamt av representanter från fastighetskontoret, Norrmalms stadsdelsförvaltning och FBK. Vid höstens besiktning ställde sig staden positiv till styrelsens förslag till dörr med elektroniskt lås och kort. De ska försöka få med det i en framtida budget.

Årsstämman
Hasse bokar Stockholms segelsällskaps föreningslokal, som är granne med badet, till kommande årsstämma.

Valberedningen
Valberedningens arbete är i full gång. Anna Arnmar har tvingats hoppa av sitt uppdrag och styrelsen försöker hitta en ersättare. Helena lägger upp info på hemsidan. Valberedningen deltar vid nästa styrelsemöte den 9 februari.

Övriga frågor
Föreningen har ett åtagande att sommartid sköta öppning och stängning av badet då det är öppet för allmänheten. FBK har löst uppgiften genom att överlåta åtagandet mot en sänkt lokalhyra till den entreprenör som hyr kaféet. Nu till sommaren 2015 är kaféet är öppet till förhyrning. Intresserade kan höra av sig till info@fredhallsbadklubb.se
Erik som drivit kaféet de två senaste somrarna skriver ner rutiner för tillsyn, öppning och stängning .

Styrelsen beslutade att skaffa e-postbrevlådor för de olika funktionerna i styrelsen.

Mötet avslutades

Vid protokollet                                                                Justeras

 

Helena Karlson                                                               Elisabeth Grönkvist