Mar 172015
 

Protokoll fört vid FBK styrelsemöte den 9 februari 2015 på Eriks kafé i Fredhäll.

Närvarande: Hasse Hamlin, Erik Johansson, Sophie Hedenskog, Per-Erik Lundgren och Helena Karlson.

Särskilt inbjuden: Olof Wejke, revisor i FBK.

1 Mötets öppnande

Ordförande Per-Erik Lundgren förklarade mötet öppnat.

 2 Val av sekreterare

Till sekreterare för mötet valdes Helena Karlson.

 3 Val av justeringsman

Till att justera protokollet valdes Hasse Hamlin.

 4 Godkännande av dagordning

Dagordningen godkändes.

5 Föregående protokoll

Inga kommentarer. Protokoll ska finnas att läsa på FBK:s hemsida senast tio dagar efter styrelsemötet. Beslut om godkännande bordlagt till nästkommande möte.

6 Förberedelser inför årsstämman

Hasse bokar SSS:s föreningslokal Sigridsberg på Adlerbethsgatan 35, (granne med badet) och ordnar så att kaffe och bullar finns från klockan 18. Mötet öppnar 18.30.

Per-Erik skriver verksamhetsberättelsen till senast den 20 februari så att den kan bifogas utskicket med kallelsen och inbetalningskorten som görs senast den 2 mars. Erik gör ett testutskick av kallelsen och faktura för medlemsavgift 2015 vecka 7 och tar hjälp av Peter L Andersson. Helena ser till att kallelsen sätts upp i omklädningsrummet inom given tid. Viktigt är att texten ”Ange fakturanummer som referens vid betalning” syns tydligt på fakturautskicket. Fakturorna bör även ha en egen verifikationsnummerserie för att inte blockera framtida bokföring av kostnader, som blir till följd när ett större antal inbetalande transaktioner kommer in i systemet.

Revisionen som gjordes 29 januari 2015 är inte klar då bokslut ej kunnat fastställas bland annat på grund av att inbetalningar till medlemsregistret inte är avprickade i speedledger av medlemsansvarige samt att en differens i kontantkassan kvarstår från Q1. Revisor Olof Wejke är med på styrelsemötet för att förklara allvaret i detta. Han erbjuder sig att pricka av de inbetalda medlemsavgifter som återstår mot medlemsregisteret, men ordföranden tar själv på sig uppgiften.

Olof Wejke har erbjudit sig att vara behjälplig så att revisionen kan slutföras. Därefter ska Sophie göra en ekonomisk redovisning för 2014 och ekonomisk prognos för 2015 till årsstämman.

Kostnaderna för det nya elaggregatet belastar 2015 års bokföring.

Helena sköter röstlängden på stämman och ser till att deltagarna stäms av mot aktuell medlemslängd och att deltagarna anger sin e-postadress.

7 Rapporter från ansvariga

Ekonomi

Inget resultat för december och 2014 kan presenteras, då inbetalade medlemsavgifter fortfarande inte är matchade mot kundfordringarna i medlemsregistret.

Fastighet

Föreningen har ett åtagande att sommartid sköta öppning och stängning av badet då det är öppet för allmänheten. FBK har löst uppgiften genom att överlåta åtagandet mot en sänkt lokalhyra till den entreprenör som driver kaféet. Nu till sommaren 2015 är kaféet är öppet till förhyrning. Intresserade kan höra av sig till info@fredhallsbadklubb.se

Erik som drivit kaféet de tre senaste somrarna rapporterar att våra åtaganden är färre än tidigare. Han ser till att skaffa fram en kopia av andrahandsavtalet som FBK haft med honom samt skriver en kravspecifikation till den som ska driva sommarkaféet. Helena kontaktar Rekokollektivet för att höra om de är fortfarande är intresserade att hyra kaféet.

Badet besiktigas vår och höst gemensamt av representanter från fastighetskontoret, Norrmalms stadsdelsförvaltning och FBK. Vid höstens besiktning ställde sig staden positiv till styrelsens förslag till dörr med elektroniskt lås och kort. De ska försöka få med det i en framtida budget.

Vid den kommande okulära besiktningen i vår får den nya styrelsen i uppgift att aktualisera förslaget om ett elektroniskt låssystem.

Valberedningen

Valberedningens arbete avbröts då båda funktionärerna fick förhinder. Olof Wejke (revisor i föreningen) tar på sig att vidtala och föreslå medlemmar till årsstämman. Förslag till styrelse och funktionärer kan mejlas till olof.wejke@gmail.com

Övriga frågor

Rutiner för hur vi kan välkomna nya medlemmar som saknar rekommendation/mentor bordlades.

Elmatningen ner till badet (i luftledning) är felanmält av Allan.

Önskemål om att styrelseprotokoll ska finnas styrelsen tillhanda via mail senast 7-10 dagar efter avslutat styrelsemöte samt att dessa protokoll samtidigt skall skickas till våra revisorer. Revisorerna ska även få tillgång till ekonomisystemem Speedledger (läsbehörighet).

Mötet avslutades

Vid protokollet                                                                Justeras

 

…………………………………                                      …………………………….

Helena Karlson                                                               Hasse Hamlin