Maj 182015
 

Protokoll fört vid FBK styrelsemöte den 21 april 2015 på Eriks kafé i Fredhäll.

Närvarande: Hasse Hamlin, Erik Johansson, Sophie Hedenskog, Per-Erik Lundgren, Minna Rinkinen och Helena Karlson.

 1 Mötets öppnande

Ordförande Per-Erik Lundgren förklarade mötet öppnat.

 2 Val av sekreterare

Till sekreterare för mötet valdes Helena Karlson.

 3 Val av justeringsman

Till att justera protokollet valdes Erik Johansson.

4 Godkännande av dagordning

Dagordningen godkändes med tillägg av övriga frågor.

5 Ny styrelse

Minna Rinkinen har tillkommit som ny styrelsemedlem medan Elisabeth Grönqvist avgått. Minna har tidigare arbetat som funktionär i den sociala gruppen och är nu tillsammans med Hans Hamlin ansvarig för de sociala aktiviteterna.

 6 Styrelsens fokusområde för 2015

Fokusområdet för styrelsens arbete 2015 är att färdigställa medlemsregistret. Övergången från manuell hantering i en exelfil där flera personer varit inblandade till speedledger har bitvis varit mödosam och krävt mycket extraarbete. Genom att fokusera på detta område får vi ett modernt medlemsregister och kan få in obetalda medlemsavgifter/avföra icke medlemmar ur registret.

Bakgrund

Flera personer som besöker badet/bastun kommer in med egen nyckel, men betalar inte medlemsavgift. Det beror på:

  • ”Jag har inte fått något inbetalningskort”
  • De har en gång köpt en nyckel vid medlemskap men sedan inte betalat den årliga medlemsavgiften
  • De har ”ärvt” en nyckel
  • De har fått överta en nyckel vid köp/hyra av lägenhet i området, av frånflyttande före detta medlem

Av ovan nämnda exempel är ingen att betrakta som medlem i FBK. Medlem i FBK är man om man ansökt enligt föreningens regler och betalt aktuell årsavgift, se föreningens stadgar http://fredhallsbadklubb.se/om-klubben/stadgar/.

Föreningen skickar ut inbetalningskort med kallelsen till årsstämman till registrerade medlemmar. Medlemmar som flyttat och inte anmält sin nya adress till föreningen eller av annan anledning inte fått något inbetalningkort, måste själva vara aktiva och höra av sig till föreningen om de vill behålla sitt medlemsskap.

Medlemskontroll utförs årligen av funktionärer i föreningen då badet är stängt för allmänheten. Alla medlemmar kan ställa medlemsförfrågan till personer som verkar vara obekanta med badet och föreningens regler. Icke medlemmar ska då uppmanas ansöka om medlemskap. Mer information om detta finns här http://fredhallsbadklubb.se/blimedlem/sa-blir-du-medlem/ Varje medlem har möjlighet att ta med sig en gäst vid enstaka tillfälle. Om gästen fattar tycke för vår förening ska denne ansöka om medlemskap, enligt ovan.

Med ett modernt medlemsregister i speedledger tror vi oss bespara onödigt arbete och få in obetalda avgifter.

7 Nytt arbetssätt i styrelsen

Styrelsen enades om för nya rutiner i styrelsearbetet med ökad flexibilitet. Alla i styrelsen ansvarar för att styrelsens arbete fungerar. Det är kontraproduktivt att hålla vattentäta skott mellan arbetsuppgifterna.

8 Vårstädningen

Per-Erik kontaktar Allan för det praktiska inför städdagen och om vi kan få kommunalt vatten påslaget under städdagen. Minna och Hasse sköter inköpen till förtäring för städdagen. Föreningen beslutar att köpa in en ny duokaffebryggare och vattenkokare till städdagen. (Hasse, Minna)

 9 Föregående protokoll

I protokollen ska tydligt framgå vilken person som har ansvar för att uppgifter utförs och helst till vilket datum.

Erik tar kontakt med stadsdelsförvaltningen/Norrmalms parkförvaltnings Magnus Björkman och vår kontakt på fastighetskontoret, Helena Rosander för vårens okulära besiktning. (Erik)

Eftersom ingen extern entreprenör anmält sitt intresse för att driva badkaféet beslutade styrelsen att låta Erik hyra kaféet juni, juli och augusti 2015.

10 Övriga frågor

Medlemsregistret

Peter Andersson ansvarar för att nya medlemmar registreras och att gamla förs bort. Årets utskick som kommit i retur delar styrelsen solidariskt upp mellan sig för att leta upp nya adresser. Styrelsemedlemmarna skickar de nya adresserna till Peter för registrering. (Alla, Peter)

Resterande utskick som inte hittat sin ägare kommer att lämnas i omklädningsrummet. Där uppmanas medlemmar att bläddra igenom högen för att se om de kan vidarebefordra något utskick.

Extern städning av bastu och omklädningsrum

Erik tar reda på vad Veterankraft vill ha i ersättning för städning av bastun. Erik tar kontakt med Allan och redovisar vid nästa möte den 27/5. (Erik)

Fixarmåndagar

Det saknas organisation kring fixarmåndagarna sedan Kristina Hellqvist slutade. Minna ordnar en fixarmåndag innan sommaren den 25 maj. Information kommer att anslås i omklädningsrummet och här på hemsidan under Aktuellt i högermarginalen. (Minna, Helena)

Ordningsregler

Klagomål har framförts att badande idkar hygienvård i bastu, förkammare och dusch. Sedan tidigare finns ett förbud mot detta, tydligt anslagna regler som illustrerats på planscher av Björn Bekåson. Helena förtydligar budskapet i text. (Helena)

Fortfarande finns det medlemmar som tror att föreningen betalar för sophämtning på badet. Ölburkar, tidningar, fruktskal och annat som badare tagit med sig till badet ska bäras hem igen.

E-post till FBK och funktionärer

Erik ser till att fixa e-postadresser till föreningens olika funktioner. Adresserna ska vara kopplade till den funktion som styrelsemedlemmen har i styrelsen. Således ska den som vill ha kontakt med till exempel kassören mejla sophie@fredhallsbadklubb.se. Erik redovisar vid nästa möte 27/5 samt hur vi lagrar gemensamma dokument på Google Drive. (Erik)

Minna anser att fler styrelsemedlemmar än Helena ska få läsfunktion i FBK:s funktionsbrevlåda. Erik och Helena undersöker hur man gör det möjligt. (Erik, Helena)

Skyltar som vänder sig till allmänheten

Erik ser till att staden sätter upp skyltar på både insidan och utsidan som förklarar vilka regler och öppettider som gäller på badet.(Erik)

Speedledger

Sophie ska vid nästa möte ge en kort presentation av betalflödet och registervård i speedledger. (Sophie)

Närvaroplikt gäller för samtliga ledamöter vid styrelsemöten såvida inte särskilda skäl föreligger.

11 Mötet avslutades 

Vid protokollet                                                                      Justeras

Helena Karlson                                                                     Erik Johansson