Sep 012015
 

Protokoll fört vid FBK styrelsemöte den 17 augusti 2015 på Munklägret, Hantverkargatan 2F, Stockholms stad.

Närvarande: Hasse Hamlin, Sophie Hedenskog, Per-Erik Lundgren, Minna Rinkinen, Allan Stenman och Helena Karlson.

1 Mötets öppnande

Ordförande Per-Erik Lundgren förklarade mötet öppnat.

2 Val av sekreterare

Till sekreterare för mötet valdes Helena Karlson.

3 Val av justeringsman

Till att justera protokollet valdes Hasse Hamlin.

4 Godkännande av dagordning

Dagordningen godkändes med tillägg av fyra övriga frågor:

  1. Inköp av hjärtstartare
  2. Uppföljning av protokollen
  3. Extern städning
  4. Kafét – öppning och stängning av badet hur har det fungerat i sommar?

5 Föregående protokoll

Vad: Uppgiften att matcha inbetalningar mot medlemsregistret tar mycket tid. Vår kassör Sophie har hittills haft gjort det och gör det tills vi hittar en ny funktionär. Peter Andersson som är vår medlemsansvarige ska tillfrågas.

Vem: Per-Erik

Vad: De spårade adressuppgifterna till breven med inbetalningskort som kommit i retur ska skickas till Peter som för in den nya adressen i Speedledger medlemsregister.

Vem: Alla, Peter.

Vad: Det finns dubletter i medlemsregistret som måste rensas bort. OBS! Först efter avstämning med matchningsansvarig (tf Sophie).

Vem: Peter och Sophie hjälps åt.

Vad: Nya e-postadresser och inloggning till molntjänsten Google Drive.

Vem: Per-Erik tar kontakt med Per Rohdin.

6 Uppföljning av medlemsregistret och speedledger

Vad: Fokusområdet för styrelsens arbete under 2015 är att färdigställa medlemsregistret i speedledger.

Sophie och Peter träffas under veckan för att gå igenom arbetsrutiner för medlemshantering och tar ställning till det förslag som Sophie presenterade i föregående protokoll (27/5) dvs:

Medlemsansvarig, (Peter)

  • Lägger upp nya medlemmar, namn, adress, e-postadress, telefonnummer. Meddelar kassör att medlemsfakturan ska mejlas ut till den nya medlemmen.
  • uppdaterar medlemmars adressändringar löpande
  • Avslutar/ tar bort medlemmar som ej längre kvarstår i klubben. OBS! Matchningsansvarig måste först meddelas så att eventuella fakturor kan avslutas.

Matchningsansvarig (tf Sophie)

    • Sköter löpande matchning/ bokföring av medlemsinbetalningar
    • Skickar påminnelser på obetalda fakturor
    • Reder ut svårplacerade betalning/ kontaktar Plusgirot.
  • Utreder medlemmar som eventuellt felaktigt tagits bort från registret, det vill säga se över rensningen som gjordes av Kristina Hellqvist på uppdrag av styrelsen i februari 2014.

 

Vem: Peter och Sophie

7 Ekonomi

Sophie rapporterar att föreningen är vid stadd kassa (+267.375 kronor på våra konton). Kostnaderna ligger på budget (-110.819 kr), medlemsintäkterna något under (+173,600 kr). Föreningen har hittills fått in medlemsavgifter motsvarande ca 694 medlemmar, vilket är lägre än antalet fakturerade. Det är således många medlemmar som ännu inte betalat sin årsavgift. Påminnelsefaktureringar kommer att göras under hösten för de medlemmar som ännu ej betalat. Ett större antal medlemsutskick har också kommit i retur p g a okända adressater. Samtliga i styrelsen har lagt ner ett stort jobb på att spåra dessa adresser, men ett flertal adresser har ej kunnat gå att finna. Därför är det viktigt att alla medlemmar som byter adress alltid meddelar detta till medlemsansvarig för uppdatering av FBK:s medlemsregister.

8 Underhåll

Vad: Enligt underhållsplanen som gäller för 2014 – 2019 finns flera prioriterade områden som återstår att åtgärda under året. Styrelsen valde ut tre punkter som är nödvändiga att åtgärda, därtill får Allan och David välja ut ytterligare två punkter på listan.

  1. Trinetten i omklädningsrummet måste fixas. Den orsakade elfelen i bastun under hösten/vinter och att aggregatet slogs ut. Den får stå kvar i eftersom den är kopplad till vattenkranen medan kylskåp och plattor kopplas bort. En kokplatta ska inköpas för FBK:s medlemsaktiviteter som till exempel att värma glögg och korv.
  2. Armaturen i omklädningsrummet måste åtgärdas. Lysrören har lossnat och trillat ner på medlemmar. Styrelsen föreslår att skötselgruppen byter ut armaturen – gärna till något mysigare/mindre kallare ljus än vad ett lysrör ger. Hasse är behjälplig med tips och råd.
  3. Meningarna är delade huruvida bastupanelen är sliten och bör bytas ut. Finns det en brandrisk? Skötselgruppen får i uppdrag att be en kunnig person göra en bedömning, samt begära in en offert. Styrelsen bedömer att ett byte av panelen tidigast kan ske sommaren 2016. I samband med detta ska fönstret i bastun ses över.

Minna ordnar fixarmåndag den 7 september med start kl 18.30. Max antal deltagande är 6-8 personer beroende på vilka uppgifter som bör utföras. Fokus är alltid att bastu och omklädningsrum blir städade. Allan ser till att nödvändig utrustning finns tillgänglig/köps in, vilket bland annat innebär en ny och effektivare dammsugare, som styrelsen tidigare beslutat om. Minna har skrivit en inköpslista till Allan.

Efteråt bjuds deltagarna på macka och dryck samt blandat bastubad för den som vill.

Vem: Allan, David, skötselgruppen tillsammans med Hasse. Minna och Anna R m fl

9 FBK:s e-postadresser

Vad: Styrelsen enades om att föreningen bör ha två officiella e-postadresser: den som redan finns idag info@fredhallsbadklubb.se för allmän information, och en för medlemfrågor – medlemsansvarig@fredhallsbadklubb.se Helena ska vid varje styrelsemöte redovisa för inkomna mejl som kan vara av intresse för hela styrelsen.

Vem: Per-Erik, Per Rohdin, Helena, Peter Andersson

10 Facebook

Vad: Ska FBK finnas med i sociala medier? Styrelsen beslutade att FBK inte ska ha en facebooksida. Per Rohdin får däremot uppdraget att lägga upp de nya bilderna på hemsidan som en fotograf tagit på badet i somras. Per R ska rådfrågas om passande molntjänst för styrelsens medlemmar för att kunna dela dokument i styrelsens arbete.

Beslut fattas vid nästa styrelsemöte den 12 oktober.

Vem: Per-Erik

11 Höstfest

Vad: Ska vi ha knytis eller ordna buffé? Hasse och Minna får styrelsens mandat att ordna föreningens höstfest den 29 augusti med start kl 18. Det blir välkomstdrink, buffé (kött, fisk vegetarisk), kaffe med efterrätt samt dans till levande musik. Deltagarna tar själva med vad de vill dricka till maten. Medlemmar och eventuell medföljande gäst betalar 200 kronor per person. FBK går in och subventionerar varje kuvert.

Festkommitten efterlyser frivilliga händer som hjälper till innan festen med dukning etc och under festen med allehanda uppgifter. Ju fler vi blir desto smidigare går det.

Föreningen måste ha tillgång till kafeét före, under och efter festen. Helena mejlar Erik om detta och att lokalen ska vara städad.

Är du intresserad att hjälpa till eller har frågor kan du skicka dem till minnaetc@hotmail.com . Mer information finns även på vår hemsida.

Vem: Hasse, Minna, Helena

12 Övriga frågor

Vad : Hjärtstartare. En medlem med medlemskap i närliggande båtklubb föreslår att FBK, i enlighet med båtklubben, köper in en hjärtstartare. Styrelsen ställer sig inte negativa till förslaget men ifrågasätter kostnad kontra stöldrisk. Båtklubbens hjärtstartare är inlåsta och inte tillgängliga för varken FBK:s medlemmar eller allmänhet. Ska FBK:s hjärtstartare, om vi köper en, vara inlåst? Tillgängliga för allmänheten eller endast medlemmar? Till vilken nytta?

Helena mejlar frågan till stadens fastighetsförvaltare Helena Rosander om det finns någon möjlighet att få en apparat subventionerad av staden.

 Vad: Sopor på badet. I samma mejl ska Helena få svar på/ett förtydligande från fastighetskontoret om vad som gäller för sophämtningen på badet. Vem är det som ansvarar för sopplockning på badet (exklusive kafeét). Det är uppenbart att vi (FBK och andrahandshyresgäst) tolkar avtalet olika. Vad är det som gäller?

Vem: Helena

Vad: Effektivare protokoll: Helena ser till att mötesprotokollen skrivs så att det på ett tydligt sätt framgår vem som ansvarar för vad och att det vid nästföljande möte enkelt kan följas upp. Till nästa möte ska alla styrelsemedlemmar läst samtliga protokoll under 2015, för att fånga upp beslut som inte åtgärdats.

Vem: Alla

Vad: Badkafeét: Kafeét har varit mycket stängt denna sommar, mycket beroende på grund av det dåliga vädret. För FBK:s verksamhet är det ovidkommande eftersom föreningens syfte är att befrämja bad och bastubadande. Kaféverksamheten har varit kopplat till öppnande och stängning av badet sommartid, då allmänheten har tillgång till badet mellan klockan 9-19 juni – augusti.

Det verkar som om vi inte fått några anmärkningar från allmänheten angående öppningen, även om flera medlemmar anmärkt att porten många gånger varit stängd hela dagen eller anmärkt över att den stått öppen efter klockan 19…

Nästa styrelsemöte är den 12 oktober. Höststädningen är flyttad till söndagen den 18 oktober.

8 Mötet avslutades

 Vid protokollet                                                                      Justeras

Helena Karlson                                                                     Hasse Hamlin